Wie lässt sich ein Transport Management System mit Spediteuren, Transporteuren und Fahrern vernetzen?

Der etablierte Weg zur Anbindung größerer Spediteure ist Electronic Data Interchange (EDI). Hierbei werden standardisierte Nachrichtenformate wie EDIFACT, VDA oder ANSI X12 genutzt, um strukturierte Informationen auszutauschen. Dabei geht es vor allem um Transportaufträge, Statusmeldungen, Frachtrechnungen und Sendungsavise.

Die EDI-Anbindung bietet eine Reihe von Vorteilen. Zum einen ermöglicht der elektronische Datenaustausch einen hohen Automatisierungsgrad, während die Prozesse ohne Medienbrüche gestaltet werden können. Dadurch werden Fehlerraten und der Zeitaufwand minimiert. Grundsätzlich eignet sich EDI für große Volumina.

Zu den Herausforderungen zählt hingegen ein hoher Einrichtungsaufwand und die oft komplexen Anforderungen an das Mapping der Daten, die in unterschiedlichen Formaten angeliefert werden. Nicht zuletzt sind EDI-Prozesse bei späteren Änderungen wenig flexibel.

EDI eignet sich deshalb besonders für stabile, langfristige Partnerschaften mit hohem Sendungsvolumen.

Die moderne Alternative zu EDI sind APIs. Die Abkürzung steht für Application Programming Interface. Es handelt sich um eine Schnittstelle, die es verschiedenen Softwareanwendungen erlaubt, miteinander zu kommunizieren und Daten auszutauschen Moderne TMS setzen zunehmend auf so genannte REST-APIs zur Echtzeitkommunikation.

Eine REST-API ist eine Programmierschnittstelle (API), die den Designprinzipien der REST-Architektur (Representational State Transfer) entspricht. Dabei handelt es sich um einen Stil zur Verknüpfung verteilter Hypermedia-Systeme.

REST-APIs ermöglichen eine sofortige Auftragsübermittlung, Live-Status-Updates, Tracking-Daten in Echtzeit und dynamische Preis- und Kapazitätsabfragen. Zu ihren Vorteilen zählt die Echtzeitfähigkeit, eine hohe Flexibilität sowie ein im Vergleich zu EDI-Projekten geringerer Implementierungsaufwand.

APIs sind besonders geeignet für digitale Spediteure, Plattformanbieter oder Carrier mit eigener IT-Infrastruktur.

Nicht jeder Transporteur verfügt über eigene IT-Schnittstellen. Hier kommen webbasierte Carrier-Portale ins Spiel. Über solche Portale lassen sich Aufträge annehmen oder ablehnen, Dokumente hochladen sowie die Statusdaten pflegen  Self-Billing-Funktionen runden das Profil der Webportale ab.

Ein im TMS integriertes Portal ermöglicht es, auch kleinere Frachtführer ohne eigene IT-Infrastruktur einzubinden.

2. TMS-Vernetzung mit Transporteuren & Subunternehmern

Gerade im Stückgut- oder Projektgeschäft arbeiten viele Unternehmen mit wechselnden Subunternehmern. Hier kommt es auf eine möglichst große Flexibilität an, um sich schnell auf neue Partner einstellen zu können.

TMS-Vernetzung mit Subunternehmern

Drei Arten

• Offenheit für alle bereits genannten Wege (Multi-Channel-Strategie)
• Digitale Frachtenbörsen
• Plattformen

Offenheit für alle bisher genannten Wege (Multi-Channel-Strategie)

Um Subunternehmer möglichst effizient anbinden zu können, sollte ein TMS mehrere Anbindungswege parallel unterstützen: Große Spediteure lassen sich zum Beispiel über EDI vernetzen, während sich Carrier mit hoher Digitalisierungs-Kompetenz via API integrieren lassen. Für viele mittelständische Frachtführer eignet sich je nach Voraussetzung  eher ein Webportal.

Wichtig ist dabei ein durchgängiges Datenmodell im TMS. Unabhängig vom Übertragungsweg müssen Informationen konsistent strukturiert verarbeitet werden.

Digitale Frachtenbörsen & Plattformen

Viele Unternehmen nutzen Plattformen wie digitale Frachtenbörsen zur kurzfristigen Kapazitätsbeschaffung. Eine direkte Integration in das eigene TMS erlaubt ein automatisches Einstellen von Transporten, digitale Angebotsvergleiche und die Zuschlagserteilung direkt aus dem System.

Eine weitere wichtige Funktion ist die automatische Rückübertragung der Transportdaten. Auf diese Weise wird der Beschaffungsprozess vollständig digitalisiert.

3. TMS-Vernetzung mit Fahrern

Die TMS-Vernetzung mit Fahrern endet nicht beim Transporteur, sondern im Fahrerhaus. Sie funktioniert entweder mit Fahrer-Apps, oder mit integrierten Telematiksystemen.

Die TMS-Vernetzung mit Fahrern basiert auf zwei Technologien:

• Fahrer-Apps
• Telematik-Integration

Fahrer-Apps

Moderne TMS integrieren mobile Anwendungen für Fahrer, so genannte Fahrer-Apps. Diese Apps bieten viele Funktionen wie zum Beispiel das Übertragen, Aufrufen und schrittweise Abarbeiten digitaler Tourenlisten. Ergänzt und unterstützt werden sie durch die LKW-gerechte Ziel-Navigation mit hinterlegten Zeitfenstern.

Essenziell ist die Möglichkeit, Statusmeldungen wie Ankunft, Verladung oder Zustellung per Knopfdruck an den Disponenten zu übertragen. Ebenfalls wichtig ist das Erfassen digitaler Unterschriften als „Proof of Delivery“ (POD). Ein möglicher Dokumenten-Upload per Smartphone-Kamera oder ein digitales Schadensmanagement rundet eine hochentwickelte Fahrer-App ab.

Zu den Vorteilen einer Fahrer-App gehören die Echtzeittransparenz, das Reduzieren manueller Rückmeldungen und eine schnellere Abrechnung von Kundenaufträgen.

Telematik-Integration

Moderne Telematiksysteme übertragen GPS-Positionen, Kilometerstände, Lenk- und Ruhezeiten und Fahrzeugzustände in definierten Zeitabständen direkt aus dem LKW. Eine direkte Integration dieser Daten in das TMS ermöglicht das Live-Tracking, ETA-Berechnungen, Verspätungswarnungen sowie automatische Statusupdates.

Dadurch wird die Disposition datenbasiert und proaktiv statt reaktiv.