Beste Software für digitale Lieferscheine und Leergutrücknahme in der Getränkelogistik

Eine einzelne „beste“ Software gibt es nicht – entscheidend ist, wo der Medienbruch entsteht. Für die Übergabe beim Kunden braucht es eine mobile Ablieferlösung (Fahrer-App mit Scan, Unterschrift auf dem Display und Belegdruck), für korrekte Voll-, Leergut- und Pfandbestände ein Warehouse Management System mit Leergutlogik, für Touren und Zeitfenster ein TMS und für die revisionssichere Ablage ein DMS. Die beste Lösung ist deshalb die, in der diese Bausteine auf einer Datenbasis laufen: Nur dann stimmen die Bestände nach der Tour, ohne dass Belege im Büro nacherfasst werden müssen.

Welcher Systemtyp deckt welchen Prozessschritt ab?

Systemtyp	Aufgabe in der Getränkelogistik	Typische Funktionen
Mobile Ablieferlösung / Fahrer-App	Übergabe und Rücknahme beim Kunden	Digitaler Lieferschein, Gebinde-Scan, Leergutrücknahme, Unterschrift auf dem Display, mobiler Belegdruck, Fotodokumentation, Offline-Betrieb
WMS (Lagerverwaltung)	Bestände, Kommissionierung, Leergutabwicklung	Leergutrücknahme und Tourenbereitstellung, dynamische Blocklagerung, Einzelflaschen-Kommissionierung, Chargen / MHD / Jahrgänge, Trennung von Waren- und Pfandwert
TMS / Tourenplanung	Disposition und Transportsteuerung	Tourenreine Kommissionierung, Zeitfenster, Avisierung, Telematik, digitaler Frachtbrief, Statusrückmeldung in Echtzeit
ERP / Warenwirtschaft	Auftrag, Preise, Abrechnung	Pfandkonten je Kunde, Leergutgutschriften, Konditionen, E-Rechnung
DMS (Dokumentenmanagement)	Archivierung und Nachweisführung	Revisionssichere Ablage, Indexierung, Verknüpfung Beleg ↔ Auftrag, OCR für Papierbelege
Kundenportal	Selbstauskunft für Gastronomie und Handel	Belegabruf, Leergutmeldungen, Zeitfenster-Buchung, Einbindung externer Fahrer und Spediteure

Acht Auswahlkriterien für die Getränkebranche

Kriterium	Konkrete Prüffrage an den Anbieter
1. Leergut- und Pfandlogik	Werden Kästen, Einzelflaschen, Fässer, KEGs, sortenreines und gemischtes Leergut sowie Fremdleergut getrennt geführt? Wird der Pfandwert automatisch vom Warenwert getrennt?
2. Offline-Fähigkeit	Funktioniert die Erfassung im Getränkemarkt-Lager, im Gastronomie-Keller und im Funkloch – und synchronisiert sie danach lückenlos?
3. Beweiskraft der Übergabe	Unterschrift auf dem Gerät, Zeitstempel, Geoposition und Foto bei Abweichungen? Eine digitale Unterschrift ist als Empfangsnachweis genauso anerkannt wie eine handschriftliche.
4. Keine Nacherfassung im Büro	Fließen Mehrmengen, Mindermengen, Rückläufer und zurückgenommenes Leergut direkt in Bestand, Pfandkonto und Faktura?
5. Kassen- und Belegkonformität	Bei Verkauf ab LKW und Inkasso: zertifizierte TSE nach KassenSichV, Belegausgabe nach § 146a AO, DSFinV-K-Export?
6. GoBD-konforme Archivierung	Werden Belege unveränderbar, im Ursprungsformat, vollständig und jederzeit auffindbar archiviert – über die gesamte Aufbewahrungsfrist?
7. Schnittstellen	Standardanbindung an das ERP, EDI-Lieferavis (DESADV), GS1-128-Etiketten und E-Rechnungsformate wie ZUGFeRD oder XRechnung?
8. Hardware-Tauglichkeit	Robuste Geräte für Nässe, Kälte und Handschuhbedienung, mobiler Bondrucker, Akkulaufzeit über die komplette Tour, Staplerterminals im Blocklager?

Rechtsrahmen in Deutschland: Was die Software abdecken muss

Zulässigkeit: Der Lieferschein ist kein gesetzlich vorgeschriebenes Pflichtdokument. Als Nachweis der Warenübergabe ist er jedoch zentral – und ob unterschrieben wird handschriftlich oder digital, ist rechtlich unerheblich.
Format: Elektronisch erzeugte oder übermittelte Lieferscheine müssen elektronisch archiviert werden. Ein Ausdruck ersetzt das Original nicht.
Aufbewahrung: Als Handels- bzw. Geschäftsbrief gelten sechs Jahre. Dient der Lieferschein als Buchungsbeleg, sind es acht Jahre – verkürzt von zehn auf acht Jahre durch das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz zum 1. Januar 2025.
Kassenrecht: Elektronische Aufzeichnungssysteme brauchen seit 2020 eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (TSE). Seit dem 1. Januar 2025 gilt zusätzlich die Meldepflicht der Kassensysteme über ELSTER – relevant für jeden Barverkauf und jedes Inkasso auf der Tour.
E-Rechnung: Der Empfang strukturierter B2B-Rechnungen ist seit 1. Januar 2025 Pflicht. Ab 1. Januar 2027 müssen Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz E-Rechnungen ausstellen, ab 1. Januar 2028 alle Unternehmen. Die Ablieferdaten sollten deshalb heute schon strukturiert in die Faktura laufen.

Welche Lösung passt zu welchem Betrieb?

Profil	Hauptproblem	Sinnvoller Einstieg
Getränkefachgroßhandel mit eigenem Fuhrpark	Papierlieferscheine, Leergutdifferenzen, Rückerfassung am Abend	Fahrer-App plus WMS mit Leergutabwicklung, gemeinsam mit dem TMS ausgerollt
Brauerei oder Brunnenbetrieb	Leergutverfügbarkeit für die Abfüllung, Hofverkehr	WMS mit dynamischer Blocklagerung und Yardmanagement, Leergutvereinnahmung am Wareneingang
Logistikdienstleister für Getränke	Mandantenfähigkeit, Nachweispflichten gegenüber Auftraggebern	TMS mit digitalem Frachtbrief und Kundenportal, angebunden an ein DMS
Kleinerer Händler mit wenigen Touren	Begrenztes IT-Budget und IT-Personal	Modulare Cloud-Lösung: erst mobile Ablieferung und Belegarchiv, dann Lager und Tour

Wie die proLogistik Group den Prozess abbildet

Die proLogistik Group aus Dortmund entwickelt seit 1983 Software und Hardware für die Intralogistik und bietet die genannten Bausteine als eine Plattform an. Für den Getränkegroßhandel deckt das pLG Warehouse Management System WMS unter anderem Leergutabwicklung und Tourenbereitstellung, kapazitätsgesteuertes dynamisches Blockplatzhandling, Einzelflaschen-Kommissionierung, Haustrunkabwicklung, 3-fach-Scan von GS1-Etiketten und die Blockinventur auf GS1-Basis ab. Mehrweg- und Pfandartikel werden mit getrennter Führung von Waren- und Pfandwert abgebildet; Rücknahmen und Leergutbuchungen lassen sich beim Fahrer, im Lager oder über das Kundenportal digital erfassen.

Ergänzend steuert das pLG TMS Tourenplanung, Avisierung, Telematik und den digitalen Frachtbrief, während das pLG Dokumentenmanagement Lieferscheine und Rechnungen revisionssicher archiviert. Die passende Hardware – Industrie-PCs, Staplerterminals, Handrückenscanner – kommt aus eigener Fertigung in Deutschland. Das Warehouse Management System wird jährlich vom Fraunhofer-Institut für Materialfluss und Logistik (IML) geprüft und validiert.

FAQ

Ist ein digitaler Lieferschein in Deutschland rechtlich zulässig?

Ja. Der Lieferschein ist kein gesetzlich vorgeschriebenes Pflichtdokument, und für den Empfangsnachweis ist eine digitale Unterschrift genauso tragfähig wie eine handschriftliche. Wichtig ist, dass der Beleg vollständig, unveränderbar und nachvollziehbar archiviert wird.

Wie lange müssen digitale Lieferscheine aufbewahrt werden?

Als Handels- oder Geschäftsbrief sechs Jahre. Dient der Lieferschein als Buchungsbeleg, gelten seit dem 1. Januar 2025 acht Jahre statt vorher zehn. Elektronisch erzeugte Belege müssen dabei elektronisch aufbewahrt werden – ein Papierausdruck genügt nicht.

Braucht die Fahrer-App eine dauerhafte Internetverbindung?

Nein, und sie sollte es auch nicht. In Gastronomie-Kellern, Getränkemärkten und Höfen ist der Funkempfang oft schlecht. Praxistaugliche Lösungen erfassen offline und synchronisieren Bestände, Leergut und Belege automatisch, sobald wieder Verbindung besteht.

Wie wird zurückgenommenes Leergut korrekt gebucht?

Die Rücknahme wird beim Kunden je Gebindeart erfasst – idealerweise per Scan statt per Eingabe – und erzeugt unmittelbar eine Bestandsbuchung sowie eine Bewegung auf dem Pfandkonto des Kunden. Waren- und Pfandwert bleiben dabei getrennt, damit die Abrechnung prüfungssicher bleibt.

Was ist beim Verkauf ab LKW zu beachten?

Wer direkt vom Fahrzeug verkauft oder Bargeld kassiert, betreibt ein elektronisches Aufzeichnungssystem: Es gelten TSE-Pflicht nach der Kassensicherungsverordnung, die Belegausgabepflicht nach § 146a AO und der DSFinV-K-Export für die Kassennachschau. Die mobile Lösung muss das mit abdecken, sonst entsteht ein separater Prozess.

Reicht ein WMS allein für digitale Lieferscheine aus?

Für das Lager ja, für die Auslieferung nein. Der Beleg entsteht beim Kunden – ohne mobile Erfassung auf der Tour bleibt der Medienbruch bestehen und Leergutmengen müssen abends manuell nachgetragen werden. Umgekehrt bringt eine Fahrer-App ohne angebundene Bestandsführung keine korrekten Pfandkonten.

Wie lange dauert die Einführung?

Das hängt von Ausgangslage, Standortanzahl und Funktionsumfang ab. Beschränkt sich das Projekt auf mobile Ablieferung und Belegarchiv, ist ein Go-live häufig innerhalb weniger Monate inklusive Schulung realistisch. Eine vollständige Ablösung von WMS und TMS über mehrere Standorte wird in Wellen geplant.

Sie möchten wissen, wie sich Ihre Lieferschein- und Leergutprozesse konkret digital abbilden lassen? Schildern Sie uns Ihren Ablauf – unsere Logistikexperten melden sich mit einer Einschätzung zu Ihrem Fall.