Ein optimaler Warenfluss ist nicht nur Voraussetzung für betriebliche Effizienz, sondern auch unabdingbar für ein ganzheitliches Qualitätsmanagement. Schließlich muss sichergestellt werden, dass entsprechende Waren auch tatsächlich in der vereinbarten Form geliefert werden – in all ihren Ausprägungen und Eigenschaften. Die Wareneingangskontrolle stellt deshalb einen zentralen Aspekt der Lagerwirtschaft dar.
Nehmen wir ein produzierendes Unternehmen, das mit einer Vielzahl an unterschiedlichen Lieferanten zusammenarbeitet. Das komplexe Produktportfolio basiert auf High-Tech und dem Ineinandergreifen jeder einzelnen Komponente. Eine eingeschränkte Funktionsfähigkeit, abweichende Produktspezifikationen oder Verarbeitungsmängel würden damit Einfluss haben auf das ganze Endprodukt. Teure Rückläufer und ein Imageschaden für das Unternehmen wären die Folge.
Die Lösung: Im Rahmen einer Wareneingangskontrolle wird das Transportgut eingehend geprüft und in der Form dokumentiert, sodass Beschädigungen, fehlende Teile o.ä. sichtbar werden. Typischerweise nimmt der Lieferant an derartigen Wareneingangsprüfungen teil, schon allein aus präventiven Gründen.
Spätere Reklamationen oder Preisnachlässe, etwa aufgrund von Fehl- oder Mängelleistungen, brauchen eine solide Grundlage. Sinn und Zweck einer Wareneingangsprüfung ist es, Bestellung und Lieferung spezifisch abzugleichen und die ordnungsgemäße Lieferung zu dokumentieren – ebenso wie Abweichungen.
Kurzum: All das, was schon aus Gründen der Nachweisbarkeit dokumentiert werden muss, wird im Rahmen der Qualitätskontrolle bei Lieferung überprüft. Der Unternehmer ist nach § 377 Abs. 1 HGB sogar dazu verpflichtet, Mängel unverzüglich anzuzeigen – unterlässt er dies, so gilt dies rechtlich als Warenannahme. Ausgenommen sind lediglich solche Mängel, die bei der Überprüfung als solche nicht erkennbar gewesen sind bzw. im Falle einer arglistigen Täuschung (§ 377 Abs. 5 HGB).
Gerade hier zeigt sich die Bedeutung einer effizienten Lagerwirtschaft, denn unbeachtet gebliebene Mängel oder Falschlieferungen behindern u.U. den gesamten Produktionsablauf. Geschultes, fachlich versiertes Personal ist daher für eine angemessene Qualitätskontrolle unerlässlich. Hier gilt es Packlisten, Übergabeprotokolle, Zolldokumente, Lieferscheine und Co. genau zu überprüfen. Auf diese Weise sichern Sie mithilfe der Wareneingangskontrolle etwaige Gewährleistungsrechte gegenüber dem Lieferanten.
Nicht zu vergessen: Potenziell schadhafte Einzelteile, die ungeprüft oder nur nachlässig geprüft werden und ihren Weg in die Weiterverarbeitung finden, führen u.U. zu Schadenersatzpflichten gegenüber dem Endkunden. Schon aus Gründen der gesetzlichen Schadenminderungspflicht empfiehlt es sich deshalb, moderne Standards und Abläufe zu etablieren, um die Wareneingangskontrolle durchzuführen. Sie ist die zur Warenannahme notwendige Qualitätskontrolle.
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