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Inventur in der Logistik

Was ist eine Inventur?

Wie sind die Vermögensgegenstände eines Unternehmens? Wie belaufen sich die Schulden? Bei einer Inventur werden am Ende eines Erwerbs die Vermögenswerte und die Verbindlichkeiten eines Unternehmens erfasst. Eine Auflistung der erfassten Positionen wird in einem Inventarverzeichnis dokumentiert, das Teil des Jahresabschlusses ist. Was sich hier so klar und einfach anhört, ist vor allem für Handelsunternehmen und im produzierenden Gewerbe nicht ganz so leicht. Denn gerade hier gestaltet sich der Nachweis aller Vermögensgegenstände, insbesondere für materielle Gegenstände, etwas schwerer. Denn während Lizenzen, Schutzrechte oder Forderungen durch die sogenannte Buchinventur nachgewiesen werden können, müssen die materiellen Vermögensgegenstände durch Zählen, Wiegen oder Messen festgestellt werden.

Welche Inventurverfahren gibt es?

Vielfältige Lösungen

Um eine detaillierte Bestandsaufnahme über sämtliche vorhandenen Bestände und Vermögenswerte zu erzielen, kann man auf verschiedene Inventurarten zurückgreifen.

Die körperliche Inventur
Bei der körperlichen Inventur werden alle Dinge, die physisch vorhanden sind, gezählt, gemessen oder gewogen – ob es Computer, Drucker, Handheld-Terminals oder Bleistifte sind. Wenn die Gegenstände Kleinteile in großer Anzahl sind, ist oft eine Schätzung erlaubt, besonders, wenn der Aufwand für eine genaue Bestimmung zu groß und unwirtschaftlich wäre.

Die Buchinventur
Hier geht es um die Finanzbuchhaltung. Alles, was über Belege, Kontoauszüge, Quittungen, Saldenlisten oder Rechnungen ermittelt werden kann – ob Forderungen, Verbindlichkeiten oder Guthaben bei Banken – wird durch die Buchinventur erfasst.

Die Anlageninventur
Bei der Anlageninventur wird das Anlagenverzeichnis des Unternehmens zu Rate gezogen. Es enthält genaue Informationen über den Wert der Betriebs- und Geschäftsausstattung, des Fuhrparks oder von Maschinen.

Hierbei ist es wichtig, dass der jeweilige Gegenstand genau bezeichnet wird und Informationen wie Anschaffungs- oder Herstellungskosten, Nutzungsdauer, Bilanzwert am Bilanzstichtag, jährliche Abschreibung sowie der Tag des Zu- und Abgangs genauestens dokumentiert sind.

Die vier Inventurarten

Für ihren erfolg

1. Die Stichtagsinventur
Die klassische Art einer Inventur, bei der die Bestandsaufnahme von Vermögenswerten und Schulden eines Unternehmens zu einem bestimmten Stichtag, am Ende eines Berichtszeitraums, erstellt wird.

2. Die Stichprobeninventur
Bei der Stichprobeninventur werden Zufallsstichproben gezogen, um eine repräsentative Auswahl des Bestands zu erhalten. Daraus erfolgt eine Hochrechnung auf den Gesamtbestand. Diese Inventurart wird mit anerkannten mathematisch-statistischen Verfahren wie der Mittelwertschätzung durchgeführt.

3. Die permanente Inventur
Eine permanente Inventur kann durchgeführt werden, wenn ein Lagerbuch und eine Dokumentation von Zu- und Abgängen vorliegen. Es ist jedoch erforderlich, dass zumindest einmal pro Jahr eine physische Inventur durchgeführt wird und ein Abgleich zwischen dem Sollbestand der Lagerbuchführung und dem Istbestand erfolgt.

4. Die Vor- oder Nachgelegte Stichtagsinventur
Sollte es nicht möglich sein, am festgelegten Stichtag eine Inventur durchzuführen, kann eine Vor- oder Nachgelegte Inventur zum Tragen kommen. Grundvoraussetzung ist, dass innerhalb von drei Monaten vor oder zwei Monaten nach dem Bilanzstichtag eine körperliche Inventur stattfinden muss.

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FAQ – Häufige Fragen zu Inventur-Lösungen

Inventur bedeutet die systematische Bestandsaufnahme von Waren oder Gütern — also die Gegenüberstellung von im System verbuchten Mengen und dem tatsächlichen Bestand.

Manuelle Verfahren ohne Echtzeit-Daten führen häufig zu verzögerten Bestandserfassungen, fehlender Transparenz und hohem Aufwand — insbesondere bei wachsendem Lagerbestand oder wechselnden Artikeln.

Eine digitale Inventurlösung erlaubt die permanente Erfassung von Lagerbewegungen, Echtzeit-Bestandsführung, Digitalisierung von Prozessen und standortübergreifende Transparenz – mit dem Ziel, Fehler zu reduzieren und den Bestand jederzeit im Griff zu halten.

Insbesondere Unternehmen mit hohem Warendurchsatz, mehreren Lagerstandorten, E-Commerce- oder Produktionsprozessen sowie jene, die ihre Inventur effizienter gestalten möchten, profitieren von digitalen Lösungen.

Die permanente Inventur ermöglicht eine laufende Bestandsführung mit fortlaufender Dokumentation von Zu- und Abgängen. Dadurch lässt sich der Bestand zuverlässig abbilden, ohne auf einen einzigen Stichtag angewiesen zu sein.

Eine erfolgreiche digitale Inventurlösung braucht eine verlässliche Bestandsführung, Schnittstellen zu Lager- und Warenwirtschaftssystemen sowie eine konsistente Datenbasis. Ohne diese Integration ist die Wirkung stark eingeschränkt.

Technologien wie Barcode- oder RFID-Erfassung, mobile Geräte, Echtzeit-Dashboards und cloudbasierte Systeme erleichtern die Bestandsaufnahme, reduzieren manuelle Fehler und schaffen Transparenz über alle Lagerbewegungen hinweg.

Digitale Systeme helfen dabei, fehlerhafte manuelle Buchungen, verspätete Erfassungen, mangelhafte Transparenz oder fehlende Prozessdisziplin zu vermeiden – was zu präziseren Beständen und weniger Abweichungen führt.

Die Einführung sollte strukturiert erfolgen: beginnend mit Analyse der Prozesse, Auswahl passender Technik, Schulung der Mitarbeitenden und einer skalierbaren Umsetzung. Dabei ist regelmäßige Kontrolle und Optimierung wichtig.