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Inventaire dans la logistique

Qu’est-ce qu’un inventaire ?

Quels sont les actifs d’une entreprise ? Quel est le montant de la dette ? Un inventaire consiste à recenser les actifs et les passifs d’une entreprise à la fin d’une acquisition. Une liste des postes enregistrés est documentée dans un registre d’inventaire qui fait partie des comptes annuels. Ce qui semble si clair et simple ici n’est pas si facile, surtout pour les entreprises commerciales et dans le secteur de la production. En effet, c’est précisément dans ce cas que la preuve de tous les biens, en particulier pour les objets matériels, s’avère un peu plus difficile. En effet, si les licences, les droits de propriété intellectuelle ou les créances peuvent être attestés par ce que l’on appelle l’inventaire comptable, les actifs matériels doivent être constatés par comptage, pesage ou mesure.

Quelles sont les différentes procédures d’inventaire ?

Des solutions variées

Pour obtenir un inventaire détaillé de tous les stocks et actifs existants, on peut recourir à différents types d’inventaire.

L’inventaire physique
Un inventaire physique consiste à compter, mesurer ou peser tous les articles physiquement présents, qu’il s’agisse d’ordinateurs, d’imprimantes, de terminaux portables ou de crayons. Si les articles sont de petites pièces en grande quantité, une estimation est souvent acceptable, surtout si l’effort requis pour un comptage précis serait trop important et non rentable.

L’inventaire comptable
Il s’agit ici de la comptabilité financière. Tout ce qui peut être déterminé à partir de pièces comptables, d’extraits de compte, de reçus, de relevés de soldes ou de factures – qu’il s’agisse de créances, de dettes ou d’avoirs bancaires – est consigné dans l’inventaire comptable.

L’inventaire des actifs
Lors de l’inventaire des immobilisations, le registre des immobilisations de l’entreprise est consulté. Il contient des informations précises sur la valeur des équipements d’exploitation et commerciaux, du parc automobile et des machines.

Il est important à cet égard que l’élément concerné soit désigné avec précision et que des informations telles que le coût d’acquisition ou de production, la durée d’utilisation, la valeur au bilan à la date de clôture, l’amortissement annuel ainsi que la date d’acquisition et de cession soient documentées avec précision.

Les quatre types d’inventaire

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1. L’inventaire à une date de référence
Il s’agit de la méthode classique d’inventaire, dans laquelle le relevé des actifs et des passifs d’une entreprise est établi à une date de référence précise, à la fin d’une période comptable.

2. L’inventaire échantillonné
Lors d’un inventaire par échantillonnage, des échantillons aléatoires sont prélevés afin d’obtenir un échantillon représentatif du stock. Ces échantillons sont ensuite extrapolés au stock total. Ce type d’inventaire est réalisé à l’aide de méthodes mathématiques et statistiques reconnues, telles que l’estimation par la moyenne.

3. L’ inventaire permanent
Un inventaire permanent peut être réalisé si un registre des stocks et une documentation relative aux entrées et sorties de marchandises sont disponibles. Toutefois, il est nécessaire de procéder à un inventaire physique au moins une fois par an et de rapprocher le niveau de stock cible enregistré dans le registre des stocks du niveau de stock réel.

4. L’inventaire pré- ou post-calendaire
S’il est impossible de réaliser un inventaire physique à la date de clôture prévue, un inventaire antérieur ou postérieur à la date de clôture peut être utilisé. La condition essentielle est qu’un inventaire physique soit effectué dans les trois mois précédant ou les deux mois suivant la date de clôture.

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FAQ – Questions fréquentes sur les solutions d’inventaire

L’inventaire désigne le recensement systématique des marchandises ou des biens — c’est-à-dire la comparaison entre les quantités enregistrées dans le système et le stock réel.

Les procédures manuelles ne s’appuyant pas sur des données en temps réel entraînent souvent des retards dans l’inventaire, un manque de transparence et une charge de travail importante — en particulier lorsque les stocks augmentent ou que les articles changent.

Une solution d’inventaire numérique permet l’enregistrement en continu des mouvements de stock, la gestion des stocks en temps réel, la numérisation des processus et une transparence sur l’ensemble des sites, dans le but de réduire les erreurs et de maîtriser à tout moment l’état des stocks.

Les entreprises présentant un volume élevé de marchandises, disposant de plusieurs sites de stockage, ayant des activités de commerce en ligne ou des processus de production, ainsi que celles qui souhaitent optimiser l’efficacité de leur gestion des stocks, tirent tout particulièrement profit des solutions numériques.

L’inventaire permanent permet une gestion continue des stocks, avec un enregistrement en temps réel des entrées et des sorties. Cela permet d’obtenir une image fiable des stocks, sans devoir se baser sur une seule date de référence.

Pour qu’une solution d’inventaire numérique soit efficace, elle doit s’appuyer sur une gestion fiable des stocks, des interfaces avec les systèmes de gestion des entrepôts et des systèmes de gestion des marchandises, ainsi qu’une base de données cohérente. Sans cette intégration, son efficacité est fortement limitée.

Des technologies telles que la lecture de codes-barres ou la reconnaissance RFID, les appareils mobiles, les tableaux de bord en temps réel et les systèmes basés sur le cloud facilitent la gestion des stocks, réduisent les erreurs manuelles et assurent la transparence sur l’ensemble des mouvements de stock.

Les systèmes numériques permettent d’éviter les saisies manuelles erronées, les enregistrements tardifs, le manque de transparence ou le non-respect des procédures, ce qui se traduit par des stocks plus précis et moins d’écarts.

La mise en place doit se faire de manière structurée : en commençant par l’analyse des processus, le choix d’une technologie adaptée, la formation des collaborateurs et une mise en œuvre évolutive. À cet égard, il est important de procéder à des contrôles réguliers et à des optimisations.