Digitalisierte Lagerverwaltung im Baustoffhandel

Die Digitalisierung verändert die Art, wie wir leben und wie wir arbeiten – und zwar massiv. Dieser Entwicklung kann sich auch der Baustoffhandel nicht verschließen. Doch gerade in dieser Branche sind die Prozesse nach wie vor äußerst traditionell geprägt, auch und gerade im Bereich der Intralogistik. Doch der Handlungsdruck wächst und wird durch das florierende E-Commerce-Geschäft weiter verstärkt. Erste Initiativen, den erforderlichen Strukturwandel einzuläuten, zeigen allerdings bereits Wirkung. Deutlich wird dies am Beispiel zweier Handelsunternehmen, die sich für die Einführung einer Lagerverwaltungssoftware (LVS) entschieden und damit zentrale Weichen in Richtung Zukunft gestellt haben.

Die Bequemlichkeiten des E-Commerce haben eine neue Zunft an Bauherren hervorgebracht. Eben diese, aber auch Hand- und Heimwerker recherchieren verstärkt im Internet zu Produkten und Preisen. Doch dabei bleibt es in der Regel nicht, der Einkauf wird ebenfalls zunehmend online getätigt. Das veränderte Beschaffungsverhalten stellt auch klassische Baustoffhändler vor neue Herausforderungen. Diese nutzen zwar vielfach Warenwirtschaftssysteme, doch deren Basisfunktionen unterstützen in der Regel eher administrative Abläufe, wie etwa die Erstellung von Lieferscheinen und Rechnungen. Die Auskunftsfähigkeit dem Kunden gegenüber, der im Netz gerne in Sekundenschnelle die Verfügbarkeit prüft, ist daher beschränkt. Unsicherheit auf Lagerbestandsebene kann ferner dazu führen, dass sukzessive überhöhte Bestände aufgebaut werden, die die Bilanz dauerhaft belasten.

Folgen der Intransparenz werden auch und gerade im Zuge der Kommissionierung deutlich, etwa in Form von Fehlmengen. Diese sind erst dann erkennbar, wenn die papiergestützte Auftragsabwicklung bereits in Gang gesetzt wurde. Neues Personal ist zudem häufig überfordert, wenn es darum geht, georderte Waren zügig zu finden. Unproduktive Laufwege und/oder Leerfahrten sind die Folge. In diesem Zusammenhang profitieren Unternehmen vom Erfahrungsschatz langgedienter Mitarbeiter, denen die Lagerumgebung bestens vertraut ist. Doch diese werden über kurz oder lang aus dem Berufsleben aussteigen.

Optimierte Prozesse und Services im Fokus

Angesichts der damit einhergehenden Ressourcenverschwendung in Verbindung mit mangelhafter Prozesseffizienz ist der Baustoffhandel aufgefordert, umzudenken und sich für die Zukunft zu rüsten. Automatisierung ist jedoch nicht die alles entscheidende Lösung, denn das Angebotsspektrum ist äußerst heterogen und viele der Produkte sind groß und sperrig. Dennoch müssen die Prozesse auf den Prüfstand gestellt werden. Neben Wirtschaftlichkeitsaspekten steht hierbei das Thema „Servicequalität“ im Fokus. Denn die Kunden werden zunehmend anspruchsvoller. Sie erwarten ein subjektiv als perfekt empfundene Einkaufserlebnis – nicht nur im Netz, sondern auch beim Händler vor Ort. Darüber hinaus gilt es, den Themen Rückverfolgbarkeit – auch im Sinne des Plagiat-Schutzes - deutlich verstärkter Rechnung zu tragen, als dies noch vor Jahren der Fall war.

Durch die Einführung eines Lagerverwaltungssystems (LVS), sprich der Abkehr von einer papiergeführten zur digitalisierten Auftragsabwicklung, kann der Baustoffhandel entscheidende Stellhebel in Bewegung setzen, um langfristig attraktiv für die Abnehmer zu sein, sich vom Wettbewerb abzugrenzen, die eigene Marktposition zu sichern und im besten Fall weiter auszubauen. Letzteres auch dank der Option, softwareunterstützt neue Geschäftsmodelle entwickeln zu können. Eine solche Anwendung ist das eigenentwickelte pL-Store® Techline, das von proLogistik entwickelt und an die spezifischen Anforderungen in den Bereichen Baustoffe, Sanitär und technischer Großhandel zugeschnitten worden ist, sodass zusätzliche Programmierarbeiten nur in geringem Umfang anfallen. Es ist ERP-unabhängig und lässt sich somit an jedes gängige Warenwirtschaftssystem anbinden.

Im Standard abgedeckt sind zum Beispiel Funktionen für eine lückenlose Chargenverfolgung über die gesamte Prozesskette hinweg. Für den Baustoffhandel nicht minder relevant sind die Thekenabwicklung sowie die Verwaltung der im Umlauf befindlichen Ladehilfsmittel (LHM). So lassen sich mithilfe der LHM-Applikation ankommende und ausgehende Paletten direkt im System erfassen und managen. Die Thekenabwicklung hingegen unterstützt das Abarbeiten von Aufträgen, die direkt im Markt angemeldet werden. Hierbei wird die Bestellung zunächst im Warenwirtschaftssystem erfasst und in Echtzeit an das Lagerverwaltungssystem übermittelt, das wiederum die Kommissionierung anstößt, indem es die Mitarbeiter direkt informiert. Auch lässt sich bei Bedarf eine Priorisierung vornehmen. Enthalten sind darüber hinaus Applikationen für das Multi-Order-Picking und es besteht die Möglichkeit, Produkte mittels Eingabe und Erfassung von Seriennummern identifizieren zu können.

Auf das Pilotprojekt folgt der Rollout

Auf diese Lösung setzt auch der mit Hauptsitz in Faid/Cochem ansässige Baustoffhändler Hieronimi. Dieser hat im Januar 2018 zunächst in Mülheim erstmals ein Lagerverwaltungssystem implementiert und damit die bislang manuelle auf eine beleglose Auftragsabwicklung umgestellt. Abgedeckt ist hierbei auch ein Common Reporting-Standard (CRs), den das Unternehmen mit dem Baustoffhändler Fassbender-Tenten aus Bonn verbindet. Beide sind Mitglied der Bauspar-Gruppe, einer strategischen Allianz von Baustoffhändlern, die es sich zur Aufgabe gemacht hat regionale Synergien zu fördern, unter anderem in den Bereichen Einkauf, Logistik und Organisation. Vor diesem Hintergrund war auch auf Ebene der Intralogistik eine vereinheitlichte Software gefragt.

Die Standardlösung unterstützt sämtliche Prozesse vom Wareneingang über die Chargenverwaltung, Online-Bestandsführung, chaotische und feste Lagerplatzverwaltung, Barcodesteuerung, beleglose Kommissionierung sowie Freestyle-Kommissionierung bei der Thekenabwicklung bis hin zum Warenausgang. Ergänzend hinzugefügt wurden auf Wunsch von Hieronimi weitere, individuell relevante Applikationen. So sollte es zum Beispiel möglich sein, bei Sofort- beziehungsweise Selbstabholern das Kfz-Zeichen zu erfassen. Zudem wurde ein Monitor installiert, der den Kunden im Wartebereich ihren aktuellen Auftragsbearbeitungsstatus anzeigt.

Ferner war sicherzustellen, dass im Warenausgang verwendete Ladehilfsmittel an das ERP-System zwecks Berechnung zurückgemeldet werden. Ergänzend abgebildet sind eine Farb-Misch-Anlage, da gemischte Farbe keinen Bestandsartikel darstellt, sowie eine Beton-Misch-Anlage. Bei Letzterer bestand die Herausforderung darin, einen geeigneten Nachschubprozess für Schüttgut zu initiieren. Ein weiterer Vorteil des synchronisierten Zusammenwirkens beider Systeme ist eine verbesserte Auskunftsfähigkeit im direkten Kundenkontakt. Da alle einzulagernden Waren lückenlos erfasst und zeitgleich in das ERP übermittelt werden, kann deren Verfügbarkeit vom Servicemitarbeiter ad hoc geprüft werden. Auch dieser Effekt trägt in Kombination mit der sich anschließenden Lieferqualität wesentlich zur Kundenzufriedenheit bei. Die Transparenz über die Bestände hat sich deutlich erhöht, gleichzeitig haben die Mitarbeiter stets alle Warenbewegungen im Blick. Von besonderem Vorteil ist auch die softwareunterstützte permanente Inventur. Fehleranfällige, turnusmäßige Erhebungen per Kuli und Klemmbrett erübrigen sich. Zudem hat sich die Flexibilität im Zuge der Auftragsabwicklung erhöht und die Pickqualität konnte merklich gesteigert werden.


Komplexität LVS-gestützt gemeistert

Im Rahmen eines Pilotprojekts hat auch Fassbender-Tenten das pL-Store® Techline-LVS eingeführt. Angesichts der erzielten Ergebnisse wird das System nun schrittweise auf weitere Niederlassungen des in Bonn beheimateten Baustoffhändlers ausgerollt. Dessen Artikelspektrum umfasst rund 59.000 Teile, 8.719 davon werden aktiv im Bestand geführt. Die Bevorratung erfolgt sowohl im Fachmarkt selbst als auch in angrenzenden Lagerhallen. Hinzu kommen Paletten- und Kragarmregale sowie Block- und Schüttgutlagerplätze im Außenbereich. Bis zur Produktivsetzung der neuen Standardsoftware war die Kommissionierung konventionell manuell organisiert. Die beleggeführte Auftragsabwicklung verursachte nicht nur einen hohen Aufwand, sondern erwies sich angesichts stetig wachsender Sortimente zunehmend als fehleranfällig und wiederholt korrekturbedürftig. Auch hatte sich der Anteil an Sofort- beziehungsweise Selbstabholern deutlich erhöht, für die vergleichsweise kurze Durchlaufzeiten primär von Relevanz sind.

Vor diesem Hintergrund entschied man sich für die Implementierung eines Lagerverwaltungssystems in Anlehnung an den Common Reporting-Standard (CRs). Bereits nach Abschluss der ersten Rollouts zeigte sich, dass die Datenqualität wesentlich erhöht werden konnte. Es herrscht Bestandstransparenz und der Aufwand für manuelle oder auch doppelte Erfassung entfällt, sodass sich die Auftragsdurchlaufzeiten verkürzt haben. Infolge verzeichnet der Baustoffhändler innerhalb der Logistik einen verbesserten Servicegrad für seine Kunden. Dazu tragen auch zusätzlich integrierte unternehmensspezifische Applikationen bei, die in der Standardausführung des LVS nicht enthalten sind. So wurde unter anderem ein Kundenmonitor installiert, über den im Wartebereich für jeden Einzelnen der jeweilige Abarbeitungsstatus seines Auftrages ersichtlich ist. Ferner war sicherzustellen, dass im Warenausgang verwendete Ladehilfsmittel an das ERP zwecks Berechnung zurückgemeldet werden. Gleichzeitig sollte bei Selbstabholern das jeweilige Kfz-Kennzeichen erfasst werden können.

Spezielle Berücksichtigung fanden darüber hinaus Barverkäufe bereits im Warenausgangs-Prozess. Wichtig hierbei ist, dass sich der Kommissionierer zu Beginn die bereits dem Kunden vorliegende Rechnung zeigen lässt, damit er weiß, ob gleichzeitig Ladehilfsmittel (LHM) verkauft wurden oder nicht. Am Ende der Kommissionierfahrt wird dann die Eingabe der LHM-Erfassung praktisch unterdrückt und der Mitarbeiter gibt nur heraus, was explizit auf der Rechnung aufgelistet ist.

Der Umstieg von beleggeführter Kommissionierung auf digitalisierte Abläufe inklusive der mobilen Datenerfassung war natürlich auch mit neuen Anforderungen an das operative Personal verbunden. Doch aufgrund der beim ersten Go-Live in Rheinbach gewonnenen und der aus dem sich anschließenden Produktivbetrieb resultierenden Erfahrungswerte lief bei den nachfolgenden Inbetriebnahmen alles nach Plan. Da alle einzulagernden Waren lückenlos und in Echtzeit per mobilem Handheld oder via Terminal erfasst und zeitgleich ins ERP-System überspielt werden, ist deren Verfügbarkeit ad hoc ersichtlich. Eine verbesserte Auskunftsfähigkeit in Verbindung mit verkürzten Bereitstellzeiten trägt nicht zuletzt dazu bei, die Servicequalität weiter zu kultivieren.

Solides Fundament für variierende und wachsende Anforderungen

Parallel zur Software hat proLogistik jeweils die erforderliche Zahl an Handgeräten für die mobile Datenerfassung sowie Industrie-PCs geliefert. Die IPCs kommen zum Beispiel auf Rollwagen im Wareneingang zum Einsatz. Etwas kleiner dimensionierte Geräte sind prädestiniert dafür, als Bordcomputer auf einem Gabelstapler mitgeführt zu werden. Typisch für diese kompakt konzipierten „Assistenten“ sind eine verschleißfreie, kapazitive Touch-Oberfläche sowie ein gegen aggressive Einwirkungen resistentes Kunststoffgehäuse, dem auch (Auf-)Schläge nichts anhaben können. Spezielles Verbundsicherheitsglas erhöht die Lebensdauer nochmals um ein Vielfaches.

Statt mit Kuli und Klemmbrett beziehungsweise ausgedruckten Excel-Listen hantieren zu müssen, arbeitet die Lagerbelegschaft heute also mit mobilen Geräten. Diese lassen sich ähnlich wie ein Smartphone bedienen und leiten die Mitarbeiter ohne Umwege sicher durch den Prozess. Nicht zuletzt erhöht ein modernes Aktionsumfeld die Chance, auch die junge Generation für das eigene Unternehmen zu gewinnen. Auch lässt sich auf Basis von Kennzahlen, die das Lagerverwaltungssystem konstant generiert und aufbereitet, eine effiziente Personal- und Ressourcenplanung realisieren, sodass Prozesskosten sinken. Zudem können Daten für die Entwicklung von Kundenprofilen verwendet werden, um den Individualservice zu verbessern. Weitere entscheidende Vorteile einer digitalisierten Lagerverwaltung sind eine deutlich erhöhte Auskunftsfähigkeit sowie verkürzte Reaktionszeiten. Parallel werden die Voraussetzungen dafür geschaffen, nicht nur standort- sondern auch unternehmensübergreifend vernetzt in Echtzeit agieren sowie erweiterte Marktchancen nutzen zu können.


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